Management assistent (interim)
Krijg jij er een kick van om 10 dingen tegelijk te doen en bemoei jij je naast de uitvoer van secretariële taken ook graag met sommige facilitaire zaken? Dan ben jij onze nieuwe managementassistent!
Ben jij een ster in organiseren, altijd op zoek naar verbetering en krijg jij energie van het proactief ondersteunen van managers? Met jouw inzet en enthousiasme kan jij een groot verschil maken binnen deze organisatie. Het gaat om een non profit organisatie in Utrecht voor 32 tot 36 uur per week.
In deze functie maak je deel uit van het secretariaat Directiezaken. Samen met je twee collega’s ondersteun je naast Directiezaken ook de afdeling Inzamelen, Markten en Havens en Wijkonderhoud en Service. Je regelt met de collega’s van het team de planning en de bezetting van het secretariaat. Daarnaast werk je als team samen aan de doorontwikkeling van het team.
Dit is je werk
We zoeken een door de wol geverfde managementassistent. Als ervaren managementassistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord. Dit betekent dat je
- Managers ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied;
- Samen met je collega’s een professionele dienstverlening aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning;
- Met plezier de complexe agenda’s en volle mailboxen beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en minder belangrijk is in de agenda’s en mailboxen en daarover helder communiceert;
- Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen te staan en dat de outlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten;
- De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
- Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van je manager;
- Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
- Ervoor zorgen dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
- Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten;
Eisen en wensen:
- Je beschikt voer een afgeronde secretariele opleiding op MBO-4 niveau
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent
- Je hebt bij voorkeur ervaring in een gemeentelijke organisatie
- Je hebt ervaring met agendabeheer op een afdeling voor meerdere collega’s/managers
Bij interesse heb ik een cv nodig van max 3 pagina’s, een motivatie en 2 referenties; naam organisatie waar de opdracht werd vervuld, contactpersoon, afdeling en telefoonnummer contactpersoon. De intakes voor deze opdracht staan ingepland op 4 april tussen 15:00 en 17:00 uur.
Het tarief is €60,- excl btw
Zie jij dit helemaal zitten? Mail je cv naar Madeleine@meijerrecruitment. nl en ik bel je snel met meer info.
