Voor een interessant en leuk bedrijf in Utrecht (Papendorp) zoek ik een enthousiaste, pro actieve office manager die graag drie dagen op kantoor wil werken en eventueel nog een ochtend thuis kan werken. De functie is voor 24-28 uur. Ik zoek iemand die goed kan multi tasken, een echte doorgewinterde office manager die vraagbaak kan zijn en tegelijk de ondersteuning doet voor 6 MT leden. Je ondersteunt met offerte trajecten en voert aanvragen in in het systeem. Je bent het baken van het kantoor en weet precies welke activiteiten nodig zijn die dag en wie er aanwezig zijn. Het kantoor is erg goed te bereiken, ligt naast de snelweg en je kan makkelijk parkeren in de parkeergarage.
Ik zoek iemand per juli/augustus of evt 1 september en de functie is voor een aantal maanden.
Hoe ziet je rol eruit?
- Verantwoordelijk voor het aannemen van de telefoon;
- Verwerking van in- en uitgaande poststukken;
- Voorraadbeheer kantoorartikelen/keukenartikelen én boodschappen voor de gezamenlijke, dagelijkse lunch en wekelijkse vrijdagmiddag borrel met de collega’s;
- Verantwoordelijk voor een representatieve kantooromgeving.
- Verwerken van aanvragen in het systeem voor de business consultants.
- MT dagen organiseren
- Vraagbaak en ondersteuning voor het kantoor
- De organisatie van verschillende bijeenkomsten (kennissessies, thema ochtenden, nieuwjaarsborrel, jaarlijkse skireis).
- Het coördineren van attenties, jubilea, kennismakingsgesprekken voor nieuwe medewerkers, slim agendabeheer van de managers, vergaderlocaties zoeken en boeken.
- Je bent betrokken bij de hele organisatie en jij weet met iedere vraag wel raad of door te verwijzen waar nodig.
In commerciële zin ‘ontzorg’ je ook het management team (6 personen) door:
- Op hun verzoek inzet te tonen voor (administratieve) taken bij aanbestedingstrajecten en plaatsing van consultants op projecten. Het gaat hier onder meer over het up to date houden van systemen, het verzamelen van documenten en zorgen dat deze tijdig en juist worden ingediend. Indien dit voortraject leidt tot een opdracht dam verzamel je alle benodigde gegevens bij klanten en consultants om door te spelen aan je collega’s van het bedrijfsbureau. Zij maken het geheel administratief rond, een leuke samenwerking.
Dit is repeterend werk en tegelijkertijd moet je na blijven denken. Je neemt hierin een organiserende rol. Je bewaakt de voortgang waarbij je de deadlines goed op je vizier hebt.
Wie zoeken wij?
- Je herkent je in de competenties (betrokkenheid, ondernemerschap en samenwerken);
- Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als Office Manager;
- Je pakt taakgericht werkzaamheden op en rondt deze zelfstandig verder af;
- HBO werk- en denkniveau;
- Energiek, zelfstandig, probleemoplossend, communicatief en je weet met zelfvertrouwen invulling te geven aan deze rol;
- Vloeiend in Nederlands in woord en geschrift;
- Goed bekend met het Office365-werkpakket.
Zie jij jezelf dit doen in een tijdelijke rol? Stuur dan je cv en tarief naar madeleine@meijerrecruitment.nl